Библиотечный сервис в отраслевой информационной системе

ч. 1


Библиотечный сервис

в отраслевой информационной системе

Госина Л.И., Масляк Т.И., Погорелко К.П. (БЕН РАН)
Отраслевая информационная система задумывалась и реализовывалась в традиционной библиотеке Математического института им. В.А. Стеклова. Штат в библиотеке небольшой, всего 7 человек, которые осуществляют весь комплекс работ по комплектованию фонда печатных изданий (объем свыше 120 тыс. экз.), его раскрытию, хранению и обслуживанию читателей (около 800 пользователей абонементом, читальным залом и МБА). Эти библиотекари также осуществляют весь комплекс работ по наполнению электронных каталогов, ведению служебных и читательских БД, оцифровке публикаций. Очевидно, что у сотрудников большая загруженность и они нуждаются в том, чтобы понятие «библиотечный сервис» включало не только сервис для читателей, но и сервис для библиотекарей. Библиотекари являются наиболее частыми пользователями собственных информационных систем, поскольку процессы обслуживания предполагают помощь читателям, выполнение справок, в том числе требующих сложного поиска, а также сбора различных статистических сведений, анализа читательского спроса, выявления лакун и многого другого. Поэтому развитие информационной системы требует предусмотреть на автоматизированных рабочих местах удобное меню, возможности контроля, исправления ошибок и статистического учета для библиотекарей.

В отраслевой информационной системе есть рабочие места для регистрации журналов и ввода оглавлений, для каталогизатора, а также для сотрудников абонемента в подсистеме «электронный абонемент». Рассмотрим уровень сервиса на этих рабочих местах.

Ввод данных о поступившем журнале максимально прост: проверка на новизну (первичный ввод сведений осуществляет первый получатель номера, остальные лишь ставят галочку, приписывая дублет), ввод цифр года, тома, номера в соответствующие ячейки макета. Однако возможна и пропажа нового номера журнала на почте или утрата экземпляра из фонда, т.е. лакуна в библиотечном фонде! Пользователь видит незаполненную ячейку на экране, но библиотекарю надо работать над докомплектованием фонда. Поэтому предусмотрена опция составления и распечатки списка лакун в журнальном фонде библиотеки за любой период времени. Эта возможность используется нами ежегодно.

Важными вопросами являются поисковые возможности БД, которые составляют важнейшую часть сервиса для пользователей, причем, не только ученых, но и библиотекарей, организаторов науки, историков, краеведов и т.д. Мы подразделяем поисковые возможности на технические и содержательные. К техническим возможностям относятся набор поисковых полей и возможность поиска по любому элементу (автор, заглавие, год, название журнала) или фрагменту библиографического описания публикации (1). К содержательным относятся дополнительные возможности, отсутствующие при поиске по оглавлению отдельно взятого номера журнала. Эти возможности появляются при некотором дополнительном вводе информации на этом рабочем месте для поиска сведений о персоналиях и иного фактического материала:



  • полностью раскрывается авторский коллектив, вне зависимости от количества участников;

  • даются сведения о переименовании работы, поправках и исправлениях в расчетах, опечатках к статьям, которые публикуются после выхода основного текста, но неразрывно связаны с ним и содержат важную информацию;

  • учитываются все мелкие рубрики в научных журналах, включающие письма авторов и читателей, материалы о юбилеях, наградах, премиях;

  • дополнительно раскрываются разделы с обсуждениями докладов и иных научных работ (в оглавлениях присутствует рубрика без фамилий участников);

  • указываются рецензии (заполняется авторское поле на рецензируемого автора и автора рецензии).

Таким образом, качество создаваемой БД и ее поисковые возможности возрастают, причем это очень важная информационная услуга, нацеленная на более высокую доступность сведений при быстроте поиска и зачастую она важна сотрудникам библиотечно-информационных служб.

Участок работы каталогизатора позволяет связать полученную книгу с электронным инвентарным или суммарным актом, копией титульного листа или обложки, с вспомогательными БД авторов, названий книжных серий, коллективных авторов (академические учреждения, научные общества, университеты и ведущие вузы), с подсистемой исправления ошибок. Для организации сводного каталога предусмотрена опция идентификации библиографических описаний из каталогов разных библиотек и их слияния в единую БД.

Организация этого рабочего места позволяет уточнить источник поступления имеющихся экземпляров (получено из БЕН или в дар), уточнить цену дублетного экземпляра не вставая из-за стола и не сверяясь с физическим экземпляром издания в книгохранилищах, т.к. эти сведения отражены в рабочих БД.

Программное обеспечение, разработанное заведующим библиотекой К.П. Погорелко, позволяет достаточно оперативно и безошибочно каталогизировать иностранные книги из библиотечного фонда на европейских языках, используя ведущую реферативную БД Американского Математического общества MATH.SCI.NET, приобретенную для библиотеки Математическим институтом им. В.А. Стеклова. Первичный поиск книги осуществляется по фамилии автора в этой БД, затем запись заимствуется и редактируется в соответствии с ГОСТом и особенностями издания. Книги 80-х и 70-х гг. издания отражены в БД AMS примерно на 80% (исключая издания на кириллице, книги, опубликованные в Югославии, Румынии и т.д.), что заметно снижает трудозатраты.

В 2005 г. началась работа по организации работы электронного абонемента в библиотеке МИАН (2). Создание электронного абонемента предполагает два сервисных направления:


  • услуги читателям в режиме удаленного доступа;

  • контрольно-аналитический сервис для библиотекарей.

Для его организации требовалось сформировать 2 рабочих БД – читателей и выданных изданий – фактически представляющих собой электронный индикатор. Однако переход на автоматизированные технологии потребовал редакции и ввода дополнительных сведений о читателях библиотеки - адресов электронной почты, уточнения домашних и мобильных телефонов и др. Персональные сведения, требующие повышенных мер защиты информации, например, паспортные данные – не вводились.

На первом этапе работа проводилась с группой читателей, имеющих право пользования традиционным абонементом – это сотрудники и аспиранты двух академических НИИ, для которых и предназначена наша библиотека. Электронный абонемент предлагает дополнительный сервис для читателей: это удаленный заказ, экономящий время ученого, подтверждение по телефону, что литература подобрана, и ее можно забрать (или заказанная копия выполнена). Но мы сейчас рассматриваем сервис для библиотекарей, поэтому обратим внимание на эту сторону нового вида обслуживания.

По сравнению с бумажным формуляром издания электронная БД включает дополнительные поля – это сведения, помогающие идентифицировать издание и проследить за его использованием:


  • для книг: автор, название, инвентарный номер, расстановочный номер, сведения о читателе, дата выдачи и установленный срок возврата;

  • для журналов: название, год, том, номер (или подшивка номеров), сведения о читателе, дата выдачи и установленный срок возврата.

Электронный формуляр читателя включает сведения, необходимые для идентификации и поддержания оперативной связи с читателем (это необходимо при выполнении срочных запросов), а также для логической обработки массивов данных (научный ценз, специальность, должность и т.п.) в целях повышения информационной обеспеченности ученых. В служебной БД в формуляре указаны также номер мобильного телефона и личный e-mail читателя, но они доступны только сотрудникам библиотеки.

Структура БД предполагает сохранение архивных сведений о выдачах каждого издания («истории спроса»), что позволит в дальнейшем более обоснованно комплектовать библиотеку и заниматься вторичным отбором и списанием устаревших изданий. Для читателей сохраняется личный электронный архив, в котором можно будет навести справки (по личному паролю). При работе в служебной БД сотрудник абонемента видит только «рабочий» электронный формуляр читателя, то есть, перечень взятой на дом литературы - архив (сданная литература) в этом режиме не доступен во избежание ошибок. Но именно данные электронного архива (о всех книговыдачах на абонементе) лягут в основу многоаспектного анализа читательского спроса.

Дата возврата издания автоматически заносится в электронный формуляр читателя, т.к. установлена «Правилами пользования библиотекой» - срок пользования 2 месяца. При отсутствии очереди на данное издание пользование может быть автоматически продлено для читателя на срок до одного года. Через год перерегистрация выдачи является обязательной и производится только при предъявлении читателем выданного издания библиотекарю, что способствует сохранности библиотечного фонда. Наличие контрольного срока позволит в дальнейшем осуществлять рассылку напоминаний читателям о возврате изданий по календарю.

Возможность оперативного ввода сведений об экземпляре издания обеспечена связью с БД электронного каталога (инвентарной книги), когда каждый инвентарный номер связан с библиографическим описанием издания. Библиотекарь вводит инвентарный номер книги и автоматически получает информацию об издании (библиографическую запись) из электронного каталога.

Для журналов «ключом» служит не инвентарный номер, а фрагмент названия издания – появляется список журналов, в названиях которых есть введенный фрагмент. Выбрав нужное название журнала, библиотекарь получает доступ к массиву данных об имеющихся в фонде томах и номерах, из которых выбирает нужный читателю экземпляр. В БД указаны и переплетные экземпляры, поскольку выпуски ранее сплетались по 2, 3 и даже более номеров в одну переплетную единицу.

Сервис электронного абонемента достаточно прост и дружествен для библиотекаря. Временная сложность состоит в том, что не весь библиотечный фонд уже введен в электронные каталоги – в библиотеке Математического института им. В.А. Стеклова продолжается работа по электронной каталогизации иностранных книг, опубликованных на рубеже 70-х гг. 20 века и ранее, не закончен ввод «старой книги».

Поскольку нужно было проверить, применима ли система для аналитической работы, в 2010 г. мы посмотрели накопленные данные об использовании публикаций, выданных читателям по абонементу в 2005-2009 гг. Нас интересовало:


  • насколько изменился читательский спрос на книги и журналы в связи с электронным доступом к зарубежным публикациям;

  • сохранился ли интерес читателей к «старым» изданиям, опубликованным 30-50 лет тому назад в связи с появлением доступа к электронным зарубежным архивам;

  • насколько выбранные формы ввода информации удобны для дальнейшего анализа работы (при необходимости внести коррективы перед переходом к обслуживанию по Интернету).

Поскольку мы располагаем автоматизированными средствами для получения и сортировки статистических данных, это снижает временные затраты на аналитическую работу, но автоматизированная система позволяет учесть запросы лишь части читателей, обслуживаемых на абонементе (в среднем это около 60 % наших читателей), и выдачу изданий лишь для длительного пользования.

Показатели, отраженные в таблице № 1, дадут общую картину динамики статистических данных о количестве читателей, пользующихся абонементом, и объеме книговыдачи отечественных и зарубежных изданий в 2005-2009 гг. Таблица показывает, что количество читателей, реально в течение года пользующихся абонементом существенно ниже, чем круг научных сотрудников, имеющих такое право. Частично это может быть связано с длительными командировками, также в НИУ РАН пока значительна доля сотрудников преклонного возраста и с высоким научным цензом, которые редко посещают библиотеку. Однако логично предположить, что часть ученых активно работает с электронными ресурсами, поэтому не берет литературу на дом.

Таблица № 1 - Динамика количества читателей и книговыдачи


Годы

Кол-во читателей

Общая

книговыдача



Средняя

книговыдача



2005

220

2124

9,7

2006

220

2016

9,2

2007

183

1893

10,3

2008

175

1627

9,3

2009

170

2050

12

В таблице четко прослеживается, что количество читателей, пользующихся абонементом, понемногу сокращается, и одновременно снижается книговыдача. Подключение компьютеров на рабочих местах к электронным БД снизило выдачу бумажных публикаций из библиотечного фонда, поскольку значительное число уточнений ссылок, обращений к статьям, опубликованным в зарубежных журналах осуществляется учеными самостоятельно. Инициатором обслуживания ученых на рабочих местах была именно библиотека.

В течение 2005-2009 гг. выдача журналов была заметно ниже выдачи книг. Эти сведения приводятся в таблице № 2. Из нее также видно, что спрос на журналы составляет чуть более трети (36 %) от величины общего читательского спроса, причем между отечественными и зарубежными изданиями он распределяется почти поровну, хотя в отдельные годы есть небольшие колебания величины показателей. Все процентные соотношения считаются к объему общей книговыдачи за год (100%), чтобы они были сопоставимы между собой.

Таблица № 2 - Выдача журналов в 2005-2009 гг.


Годы

Общая книговыдача

экз.


в т.ч. журналы

экз.


% от

общ.


выдачи

в т.ч.

отеч.


экз.

% от

общ.


выдачи

в т.ч.

иностр.


экз.

% от

общ.


выдачи

2005

2124

619

29,1

285

13,4

334

15,7

2006

2016

676

33,5

357

17,7

319

15,8

2007

1893

833

44

398

21

435

23

2008

1627

772

47,5

289

17,8

483

29,7

2009

2050

608

29,7

362

17,7

246

12

Итого

9710

3508

36,1

1691

17,4

1817

18,7

Небольшой объем выданных журналов показывает, что эта часть библиотечного фонда как информационный ресурс постепенно утрачивает свое качество и снижается его роль в информационном обеспечении ученых. Нагрузка на бумажный фонд также снизилась из-за доступности ученым на рабочих местах электронного архива JSTORE, включающего многие профильные и даже относящиеся к ядерной зоне математические журналы. Но такой равномерной картины распределения спроса на отечественные и зарубежные издания раньше не наблюдалось – интерес к иностранным публикациям всегда был существенно выше и их количество намного больше. Значит, эту динамику также можно объяснить наличием у ученых доступа к электронным источникам информации. Почти 65% от общей книговыдачи на абонементе составляет массив отечественных и зарубежных книг. Динамика выдачи отечественных и иностранных книг отражена в таблице № 3. В среднем спрос на книги колеблется в пределах 60-68% от общей книговыдачи за год с явным перевесом читательского спроса в пользу отечественных изданий. Исключение составляют показатели за 2008 г. и нам не понятно, чем вызвано это колебание показателей спроса.


Таблица № 3 - Выдача книг в 2005-2009 гг.

Годы

Общая книговыдача

из фонда экз.



в т.ч. книги

экз.


% от

общ.


выдачи

в т.ч.

отеч.


экз.

% от

общ.


выдачи

в т.ч.

иностр.


экз.

% от

общ.


выдачи

2005

2124

1446

68

1239

58,3

207

9,7

2006

2016

1277

63,3

1156

57,3

121

6

2007

1893

1016

53,7

860

45,4

156

8,2

2008

1627

798

49

667

41

131

8

2009

2050

1399

68,2

1247

60,8

152

7,4

Итого

9710

5936

61,1

5169

53,2

767

7,9

Вместе с книгами в этой таблице учтен также читательский спрос на продолжающиеся издания, не являющиеся по своим типо-видовым признакам «журналами». Это «Труды» различных учреждений и научных обществ, ежегодники, сериальные издания с индивидуальными названиями выпусков и т.п. Этот принцип использован для анализа и отечественных, и зарубежных изданий.

Данные электронного архива показали, что около 7% выданных книг (402 названия) пользовались практически непрерывным спросом читателей:


Кол-во названий

1

2

1

8

11

47

89

243

Кол-во выдач

13

9

8

7

6

5

4

3

Если мы из общего количества книговыдач на абонементе вычтем книги и журналы, то получим цифру 319 выдач - это издания, не учтенные ни в книгах, ни в журналах. Анализ распечаток показал, что это выдача читателям литературы, полученной по МБА из фондов других библиотек (книги и журналы, как отечественные, так и зарубежные). Также осуществлено около 20 выдач CD-ROM (электронных носителей), - см. пример на рисунке № 2, - которые являются частью «гибридного» или комбинированного издания. Так называют отечественные или переведенные с иностранных языков печатные книги, к которым прилагается электронный носитель информации, являющийся частью книги. По учетным документам эти электронные носители информации не являются самостоятельными экземплярами, имеющими цену и инвентарный номер, но устойчивая тенденция выдачи по абонементу только «дисков» без печатной книги (как правило, имеющей большой объем) является сигналом к необходимости более гибкого учета фонда и книговыдачи. Отсутствие у «диска» самостоятельного инвентарного номера и цены ставит на повестку дня новый для библиотек вопрос об обеспечении их сохранности и возможных материальных компенсациях при утрате «диска» или порче информации читателем.

Для обработки статистических данных мы распределили массив читательских требований по годам издания публикаций (книг и журналов) - точнее, по десятилетиям, - начиная с 1950 г., поскольку спрос на более ранние издания был незначительным. Для сопоставимости данных мы воспользовались тем же принципом и для распределения данного массива. Нас интересует, угасает ли интерес ученых к литературе, опубликованной в 50-60-х гг. 20 века.

Таблица № 4 - Запросы на отечественные книги разных лет издания


До 1951 г. экз.

1951-1960 гг.

экз.


1961-1970 гг.

экз.


1971-1980 гг.

экз.


1981-1990 гг.

экз.


1991-2000 гг.

экз.


2001-2009 гг.

экз.


Всего выдано

экз.


241

272

679

768

974

542

1693

5169

4,7%

5,3%

13,1

14,8

18,8

10,5

32,8

100%

Прежде всего, отметим, что хотя общая динамика спроса на литературу имеет явную тенденцию к снижению, однако в выдаче книг эта тенденция выражена не столь резко, как в журналах. В интересе читателей к книгам определенных десятилетий можно проследить сниженный спрос на книги последнего десятилетия 20 века: из-за снижения издательской активности и массового отъезда ученых за рубеж хорошей литературы издавалось мало, и это отражается в читательском спросе. В то же время, начавшийся на рубеже веков рост издательской активности и появление новых качественных монографий, сборников, книжных серий, рост числа научных конференций и публикация их трудов, соответственно вызвали рост читательского спроса на актуальные издания последнего десятилетия.

В этой таблице также спрос на литературу, изданную в девяностых годах, очень низкий – на 8,5% ниже, чем на книги 80-х гг. издания, хотя книги 90-х гг. – самые новые в этот период. А вот следующее десятилетие возвращает читательский спрос на нормальный высокий уровень, характерный для актуальной литературы. Показатели спроса на новые книги выросли до 33 %. Это, по нашему мнению, является отражением как высокой ценности опубликованных монографий и сборников, так и хорошего качества комплектования библиотечного фонда. В следующей таблице мы представим статистику запросов на иностранные книги:

Таблица № 5 - Запросы на иностранные книги разных лет издания


До 1971 г.

Выдано экз.



1971-1980 гг. экз.

1981-1990 гг. экз.

1991-2000 гг. экз.

2001-2009 гг. экз.

Всего выдано

экз.


179

87

117

203

181

767

23,3

11,3

15,3

26,5

23,6

100

Рассматривая статистические данные этой таблицы, следует помнить о том, что помимо книг здесь учтен также спрос на зарубежные продолжающиеся издания (труды, ежегодники, сериальные издания и т.п.), которые оперативно публикуют статьи и доклады. В отличие от отечественных публикаций, зарубежные «Труды» частично замещают утраченные библиотекой журналы. Так, на фоне острого дефицита иностранной литературы активно запрашивается читателями французское издание Asterisque, издаваемый Французским математическим обществом (Societe Mathematic de France), каждый выпуск которого представляет собой или авторскую публикацию, или труды семинара известной группы математиков, пользующихся общим псевдонимом Бурбаки. Библиотека получает это издание в обмен на «Труды Математического института им. В.А. Стеклова».

Отражается на читательском спросе и запаздывание в сроках поступлений иностранных книг в фонд. Значительная часть даров от наших читателей поступает с опозданием свыше 3-х лет, поэтому литературы, опубликованной позже 2000 г. в фонде не так много, как хотелось бы читателям, и поступила она существенно позже отечественных книг, изданных в те же годы. Соответственно, показатели спроса на иностранные книги 1991-2000 гг. выше, чем на более поздние издания – в отличие от отечественных книг. Возможно, что более правильно в этих условиях считать спрос на зарубежные книги последнего десятилетия не полностью отражающим их научную ценность и позже еще раз посмотреть на динамику спроса за этот период.

В использовании журнального фонда по нашим предположениям должны были произойти существенные изменения, поскольку к настоящему времени электронные версии журналов – это уже привычный источник информации. В спросе на иностранные журналы самый старый из выданных по абонементу журналов был издан в 1841 г., отечественный журнал – в 1867 г. Таким образом, хронологические рамки глубины читательского спроса превышают 150 лет, что для фундаментальных дисциплин является нормальной картиной развития науки. Всего журналов 19 века было выдано по абонементу 17 экз.: 2 отечественных и 15 зарубежных. В таблице № 6 будет показано распределение спроса на отечественные и иностранные журналы по десятилетиям.

Таблица № 6 - Запросы на журналы разных лет издания

Гг.

издания


до 1951

1951-1960

1961-1970

1971-1980

1981-1990

1991-2000

2001-2009

Итого

Выдано

экз.


233

250

498

602

672

611

642

3508

%

6,6

7,1

14,2

17,2

19,2

17,4

18,3

100

в т.ч. отеч.

74

121

308

204

220

320

424

1671

%

2,1

3,4

8,8

5,8

6,3

9,1

12

47,6

в т.ч. иностр.

159

129

190

398

452

291

218

1837

%

4,5

3,7

5,4

11,3

12,9

8,3

6,2

52,4

Таблица показывает, что интерес к зарубежным журналам был достаточно устойчивым, пока в 90-х гг. 20 века не появились большие лакуны в комплектовании. В это время библиотека комплектовала фонд иностранных журналов, в основном, за счет гуманитарной помощи и даров, что негативно отразилось на стабильности и полноте фонда, а после окончания гуманитарных программ в конце 90-х гг. комплектование еще раз существенно сократилось. Соответственно, выдача журналов за 80-е гг. (более полный фонд) в 2 раза превышает выдачу новых журналов последнего десятилетия. Однако четко прослеживается картина длительности спроса на зарубежные журналы и это позволяет сделать вывод, что утрата многих ведущих зарубежных журналов в конце прошлого века неизбежно будет отражаться в работе ученых еще не менее 30 лет, если не обеспечить их альтернативной информацией.



Этот опыт анализа, более подробно отраженный в научном отчете библиотеки (3), показывает, что развитие сервиса для библиотекарей и продуманная организация автоматизированных рабочих мест позволяют повысить отдачу от рутинной и трудоемкой работы, выявить ее содержательную сторону и упростить ряд процессов. Проектировщики и создатели автоматизированных систем должны уделять внимание этому направлению и развивать «внутрибиблиотечную» направленность сервиса.
Литература:

  1. Госина Л.И. Создание научно-образовательных ресурсов в Интернете библиотеками РАН (базы данных, электронные коллекции, библиотеки) / Л.И. Госина, И.И. Королькова, К.П. Погорелко // Корпоративные библиотечные системы: технологии и инновации: труды VI научно-практической конференции АРБИКОН / С.-Петерб. гос. политехн. ун-т, АРБИКОН и др. – СПб., 2008. – С. 33-38.

  2. Госина Л.И. Развитие системы обслуживания в отраслевой академической библиотеке: электронный абонемент / Л.И. Госина, Т.И. Масляк, К.П. Погорелко // НТИ, 1 сер. - 2006. - № 11, с. 33-36.

  3. Эволюция отраслевых специальных библиотек в централизованной системе БЕН: на примере Математического института им. В.А.Стеклова РАН: отчет о НИР (промежуточ.) / РАН. БЕН; науч. руководитель: К.П.Погорелко. - № ГР 01.200.2 08789. - М., 2009. – 47 с.

ч. 1